«Головний виклик карантину — діти вдома. Вони не переймаються ні своєю, ні нашою ефективністю». Як організувати роботу поза офісом — поради тренера з особистої продуктивності Вʼячеслава Сухомлинова

Два тижні тому, 12 березня, в Україні оголосили карантин. Більшість бізнесів перейшли на віддалену роботу і змінили звичний уклад життя. Офлайн-наради замінили мітингами в месенджерах, ділові зустрічі — дзвінками, головні питання вирішуються в групових чатах. Так мільйонам співробітників доведеться жити мінімум місяць — до 24 квітня, коли влада, можливо, скасує карантин. Як не втратити ефективність удома, правильно планувати день і знайти час для дітей — «Бабелю» розповів Вʼячеслав Сухомлинов, голова David Allen Company в Україні. Він понад десять років за популярною методикою GTD вчить українських бізнесменів і топменеджерів доводити справи до кінця і бути максимально ефективними. Свою роботу вдома Сухомлинов почав із купівлі робочого столу, стільця і лампи. Ось його поради тим, хто тимчасово випав зі звичного робочого середовища.

Щоб вчасно почати і закінчити робочий день — відокремте робочий простір від життєвого. Чому онлайн люди навчаються гірше, ніж офлайн? Тому що звичні робочі ритуали швидко і ефективно включають нас у роботу. Коли людина вдома в піжамі на ліжку дивиться онлайн-курс, насправді, вона найчастіше не вчиться, а просто дивиться. Ми підсвідомо включаємося, коли вчасно встаємо, надягаємо звичний для роботи одяг, їдемо в офіс, обдумуючи дорогою справи, приїжджаємо і сідаємо за робочий стіл. Вдома цим ритуалам можна знайти аналоги. Встаньте вчасно, якщо у вас однокімнатна квартира і ви працюєте в спальні, заправте ліжко і зніміть піжаму. Приберіть у квартирі, безлад може підсвідомо відволікати і дратувати. Ці трекери допоможуть мозку зрозуміти, де закінчився дім і почалася робота.

Якщо є можливість, організуйте зручний робочий простір. Як мінімум, потрібен стілець і стіл. Сидите за столом — працюєте, встали — відпочиваєте. Це краще, ніж увесь день працювати на дивані, а ввечері йти шукати в квартирі місце для відпочинку.

Календар планів на день удома важливіший, ніж в офісі. Дослідження USA Today підтверджує — якщо ви склали список справ на завтра, вам легше відключитися і заснути, аніж якби ви просто проаналізували зроблене за день. Є багато зручних діджитал-календарів, але вдома раджу папір і ручку. Писати ми навчилися набагато раніше, ніж друкувати. Коли ми пишемо, завжди робимо це швидко і коротко. Якщо використовуємо голосовий набір або друкуємо, формулюємо довго і потім правимо. В патовій ситуації ручка і папір (якщо ви працюєте за столом і вони доступні) завжди переможуть — для них не потрібен Wi-Fi і паролі.

Зазвичай у людей немає проблем з пріоритетами. Проблема в тому, щоб повʼязати з ними свої щоденні дії. Складіть три списки. Перший — завдання, які не можна не зробити сьогодні. Другий — необовʼязкові справи, які можна зробити, якщо буде час і натхнення. Третій, в GTD ми називаємо його Інбокс, для ідей і планів, які зʼявились протягом дня і можуть почекати. В кінці дня переносьте усе з третього списку у перший чи другий.

Якщо задачу можна виконати за дві хвилини і вони у вас є — виконуйте одразу. Найкраще застосувати це правило зранку. Якщо ваш перший підхід до роботи — година, ви встигнете багато, побачите результат і будете задоволені. Викреслювати завдання приємно.

Якщо не можете працювати без фідбека, робіть статуси з керівником. Попросіть давати вам завдання і коментувати результат. Але оцінка продуктивноасті не залежить від зовнішніх факторів. Людина сама здатна зрозуміти, наскільки вона ефективна і задоволена результатами.

Головний виклик карантину — діти вдома. Вони не переймаються ні своєю, ні нашою ефективністю. Їм не можна сказати «я зайнятий», як колегам в офісі. Якщо працюєте вдома, в графіку має бути час для дітей. Ви його або відразу виділите і будете контролювати, або вони візьмуть його самі, коли захочуть. Якщо мучить совість займатися дітьми в робочий час, виділіть їм ті кілька годин, які раніше витрачали на дорогу до офісу. Одна-дві години — цього зазвичай достатньо. Не забувайте, дітям фідбек потрібен набагато більше, ніж дорослим.

У дітей має бути свій графік. Вони звикли жити за розкладом. Приміром, у школі у них підйом по годинах, сніданок, перший урок, перерва, урок, велика перерва, урок, обід. Щось схоже потрібно створити на час карантину: коли дитина встає, що робить до обіду, коли грається, вчиться. Небагато дітей робитимуть уроки, якщо над ними не стояти, але графік допоможе орієнтуватися протягом дня і не звалювати все на купу. Відпочинок і роботу дітей теж важливо розділяти.

Якщо на карантині у вас зʼявився час, подумайте про глобальні пріоритети — це правильний момент. У GTD виділяють шість горизонтів фокуса. Цінності та місія — це те, заради чого ми живемо, яких принципів дотримуємося, як спілкуємося з навколишніми. Бачення — як бачимо максимальний успіх. Під час епідемії і проблем в економіці бачення у багатьох трансформується, а цінності залишаються незмінними. Варто сісти, зважити нові ввідні і реальність, подумати, що змінилося у вашому житті, бізнесі, і що з цим робити. Бачення визначає цілі — те, що ви хочете реалізувати в перспективі від одного до трьох років і відчути результат. Цілі керують зонами уваги — сферами життя, які вам потрібно тримати в балансі. Зони уваги визначають проєкти, які потрібно завершити. Проєкти визначають подальші дії. Якщо вибудувати всю піраміду і точно зрозуміти, що нагорі, далі доведеться вирішити зрозуміле і непросте завдання — повʼязати все це з тим, що ви робите щодня.